PROYECTO #35:
Gestión Documental Corpochivor
RESUMEN
En el año 1993 el Ministerio del Medio Ambiente, por medio de la Ley 99 , realizó un reordenamiento del Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente. En este proceso se crearon las Corporaciones Autónomas Regionales , que están encargadas de desarrollar políticas, programas y proyectos relacionados con la preservación del medio ambiente y el buen manejo de los recursos naturales. Para el caso de la zona suroriental del departamento de Boyacá la entidad se llama Corpochivor y debido a todo su trabajo cuentan con una gran documentación de información que solo se puede encontrar en este lugar. De la gran cantidad de estudios e investigaciones que tiene en su poder, solo un 10% correspondientes a 6000 archivos pueden ser consultados, pero con un muy poco alcance ya que se encuentran en formato físico y no se cuenta con el capital humano y monetario para la puesta en línea de esta información.
Desde TPI se decidió apoyar en la justificación mediante una valoración económica y social de la información con el fin de conseguir financiación.
Pitch promocional
INTEGRANTES
Jorge Enrique Leon Carpio :
Estudiante de ingeniería eléctrica , con intereses en los campos de energías renovables ,sistemas energéticos y conservación del medio ambiente . Gusto por los idiomas , la historia y la astronomia.
David Vela Muñoz:
Estudiante de ingeniería eléctrica, interesado en el estudio de sistemas de potencia y el diseño de esquemas de protecciones. Además interesado en el campo de la Inteligencia Artificial y Machine Learning.
Jhon Alejandro Saavedra :
Estudiante de ingeniería química, con enfasisen la construcción, la operación, el control y la administración de plantas químicas que permiten la transformación física y /o química de materias primas, y la obtención de productos y servicios útiles al hombre, de una manera económica y amigable con el ambiente
Héctor Julián García (profesor mentor) :
Ingeniero Electrónico, Magíster en Ingeniería Industrial. Experiencia en TPI, Taller de Ingeniería Electrónica, Taller de Ingeniería Eléctrica y laboratorio de Electrónica Digital II. Coordinador logístico y administrativo de proyectos como: SED UNAL, PEAMA Sumapaz e InnovaTE
VIDEO PITCH
PROBLEMATICA
Corpochivor en este momento cuenta con alrededor de 6000 documentos físicos que tienen una gran riqueza científica, académica y social; dentro de estos documentos se encuentran 65 relacionados con planes de gestión de residuos sólidos (PGIRS), 74 relacionados con planes de tratamiento de aguas residuales (PTAR), 56 con ecosistemas estratégicos, 162 relacionados con recursos hídricos, 52 libros editados, entre otros, que constituyen el 10 % de la documentación de la corporación.
Se ha identificado un problema crítico en la publicación de estos documentos, ya que existe carencia de capital humano y monetario para el desarrollo óptimo de su gestión documental. Se considera un problema ya que la carencia de este capital implica que no hay un alcance significativo en la difusión de documentos hacia las personas o entidades que puedan requerir esta información.
Esto surge a raíz de que en la empresa se han generado una cantidad significativa de documentos en forma física que podrían perderse o dañarse; sin embargo, puede ser factible resolver esto mediante contacto con empresas especializadas en gestión documental que pueden encargarse de la administración de dicha información
OBJETIVO
Este proyecto pretende dar un primer paso para la continuación en el proceso de gestión documental, evidenciando de manera cuantitativa y cualitativa el gran valor de la información de la corporación, que por su naturaleza contribuye enormemente en las comunidades y ciudades sostenibles así como en la acción por el clima, en donde se evidencia que al aumentar el alcance de la información se contribuye al desarrollo de la región en los ámbitos sociales , ambientales, económicos y académicos.
Justificación para implementación de sistema de gestión documental
PROPUESTA DE VALOR
Estudiando las diferentes alternativas tanto externas como internas, se toma como decisión atacar el problema como primer paso mediante una valoración económica y social en la cuál se toman los diferentes aspectos tales como los contratos, fuentes de financiación, impacto social sobre la comunidad y ecosistemas estratégicos.
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO (ALCANCE)
Al final del proyecto lo que se entrega una estimación del valor social y económico que tiene la información de Corpochivor tanto a nivel interno como para la comunidad. Para lograr esto se llevaron a cabo dos estudios con metodologías para llevar a cabo estas valoraciones, donde estas se pueden considerar como entregables ya que pueden ser usadas en futuros estudios que quiera realizar la corporación. Además, se entregará un formato para una encuesta dirigida a la comunidad involucrada en los proyectos con el fin de dar una valoración social más acertada de los mismos. A continuación, se describe las características de cada uno de los entregables mencionados:
-
Metodología valoración social: Tabla con diez criterios a tener en cuenta para la valoración social, así como sus respectivas puntuaciones y ponderaciones finales.
-
Valoración social: Resumen con el valor social de cada uno de los proyectos por criterio y global en una escala de (0-50)
-
Valoración económica: Resumen con el valor económico actual de los proyectos dado por sus respectivos contratos.
-
Encuesta: Formato de encuesta para valoración social dirigida a la comunidad dada por los lineamientos de banco mundial en este tipo de categoría.
Las principales limitaciones del proyecto están ligadas a la difícil obtención de datos económicos y socioambientales para realizar las valoraciones propuestas, es por esto que el proyecto presenta aproximaciones de estos valores, no obstante como se menciona , se dejan propuestas claramente las metodologías para hacer este tipo de valoraciones para ser usadas en el futuro.
Estas valoraciones se presentan como herramientas para un posterior proceso de búsqueda de financiación para la puesta en linea accesible de la documentación.
ACTORES
Para solucionar el problema que tiene la gestión documental de Corpochivor, se involucran varios actores que están directa e indirectamente interesados en el proyecto para la implementación de herramientas digitales:
PROCESO
DESCARGABLES
HORARIO DE ATENCIÓN
El grupo No. 35 estará disponible para responder sus dudas y comentarios, el lunes 2 , martes 3 y miércoles 4 de julio en el horario de 2pm - 6pm en el siguiente link de meet:
